Todo proyecto está compuesto de tareas o de actividades. Para que el proyecto tenga éxito, antes de todo es necesario planificar con cuidado las tareas y luego organizarlas en orden de prioridad. La siguiente forma puede servir para presentar algunas ideas útiles a su grupo o al personal de proyecto.
Divida a las personas en grupos pequeños y pídales que planifiquen una tarea muy sencilla - como por ejemplo, preparar una taza de té. Después de cinco minutos pida un informe de los grupos. Converse sobre las diferentes maneras que se usaron para planificar la misma tarea.
Pida a los mismos grupos que se formen nuevamente y asígneles una tarea más difícil de planificar - preferiblemente algo relacionado con su trabajo.
Para que esto se haga posible nos hacemos las siguientes preguntas:
¿QUÉ es la tarea que está planificando? ¿Por qué es necesaria?
¿CÓMO se llevará a cabo la tarea? ¿Qué recursos se necesitan?
¿QUIÉNES llevarán a cabo el trabajo? ¿Necesitarán capacitación?
¿DÓNDE se realizará el trabajo?
¿CUÁNDO se llevará a cabo el trabajo? ¿Cuánto tiempo demorará?
Escoja solamente una de las tareas de la lista y muestre cómo estas Cinco Preguntas se pueden usar eficazmente para planificar el trabajo. Forme nuevamente los mismos grupos y pida que usen las cinco preguntas para otra de las tareas de la lista de prioridades
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